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Portaria versa sobre o empréstimo e desarquivamento de documentos

FRENTE DE INFRAESTRUTURA

Conheça a Portaria SPOA nº 463, que trata sobre documentos e processos sob custódia dos Arquivos Gerais do MF
publicado: 12/02/2015 18h52 última modificação: 19/09/2016 16h42

Elaborada pela COGRL, a Portaria SPOA nº 463, de 18 de setembro de 2013, versa sobre documentos e processos sob custódia dos Arquivos Gerais do MF, firmando que esses só podem ser cedidos, por empréstimo ou desarquivamento, para as unidades organizacionais que os receberam ou produziram. 

A norma em questão é fruto do PEC 16, que trata da modernização da gestão documental e da informação no Ministério da Fazenda. Os Projetos Estratégicos Corporativos (PECs) são desdobramentos do PMIMF.

O empréstimo é a cessão temporária de documentos e/ou processos para fins de consulta, reprodução ou exposição, com prazo de trinta dias úteis para devolução, podendo ser renovado por uma única vez. Neste contexto, uma vez que o empréstimo ultrapasse sessenta dias, ficará automaticamente caracterizado como desarquivamento. Este último compreende a ação de retirar o documento/processo do Arquivo Geral para retorno a trâmite. No desarquivamento a custódia volta à responsabilidade da unidade organizacional solicitante, deixando de ser o material da competência do Arquivo Geral.

Importante:

No extravio, destruição ou inutilização de qualquer documento ou processo, incorre ao servidor responsável pela solicitação as penalidades dispostas no art. 25 da Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991 e no art. 72 do Decreto nº 6.514, de 22 de julho de 2008.

A solicitação de empréstimo/desarquivamento deve ser feita conforme disposto na Portaria SPOA nº 463, de 18 de setembro de 2013.

Procedimentos para empréstimo e desarquivamento:

1 - Preencher, imprimir e assinar o Formulário Solicitação de Empréstimo / Desarquivamento de Documentos, em 2 (duas) vias;

2 - Encaminhar o formulário ao Arquivo Geral de sua jurisdição.