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Portaria facilita identificação e controle na movimentação de documentos

FRENTE DE INFRAESTRUTURA

Acompanhe mais um dos produtos do PEC 16, que trata da modernização da gestão documental no MF.
publicado: 25/02/2015 15h03 última modificação: 19/09/2016 16h42

Produzida pela COGRL, a Portaria SPOA n. 326, de 28 de junho de 2013, é um dos produtos finalizados do PEC 16. O normativo trata da transferência de documentos e processos acumulados nas unidades organizacionais do MF, aos Arquivos Gerais das SAMFs, mediante cronograma anual estabelecido por essas unidades. 

O objetivo da portaria é permitir a identificação e o controle da documentação movimentada, que deverá ser acompanhada de instrumentos descritivos. Falamos da Guia de Transferência e da Etiqueta da Caixa, devidamente preenchidas. Além disso, um responsável da respectiva Unidade de origem deverá acompanhar o procedimento da transferência.

Sobre o acondicionamento, deve-se colocar em uma mesma caixa documentos com assuntos correlatos. Por exemplo: acordos, contratos, ajustes, convênios, etc.

Na transferência, é muito importante atentar para os seguintes itens: 

1 - Verificar, no Cronograma de Transferência da SAMF de sua jurisdição, o período em que sua unidade deverá transferir a documentação;

2 - A documentação deverá estar devidamente organizada em caixas-arquivo, com suas respectivas Etiquetas de Caixa;

3 - Preencher, imprimir e assinar o formulário Guia de Transferência de Documentos, em 2 (duas) vias;

4 - Os documentos arquivísticos digitais a serem transferidos deverão estar acompanhados de Listagem Descritiva, em 2 (duas) vias, bem como de Declaração de Autenticidade, que permita avaliar e atestar a autenticidade dos documentos. Nos casos de documentos digitalizados deverão estar acompanhados dos originais em papel.