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COGRL/SPOA orienta MF sobre guarda de processos em papel após digitalização

FRENTE DE INFRAESTRUTURA

Saiba o que fazer com documentos físicos após a digitalização.
publicado: 03/02/2015 16h22 última modificação: 19/09/2016 16h42

Ao mesmo tempo em que a digitalização de documentos dá celeridade ao andamento de processos, gera o acúmulo dos papéis que foram digitalizados. Explicando melhor: certos processos têm curso em papel até um ponto. Quando digitalizados, o andamento passa a ser via sistema, por arquivos PDF. Contudo, os documentos em papel têm ainda valor legal, não podendo ser simplesmente descartados.

Antevendo problemas quanto ao acúmulo de documentos pós-digitalização, a COGRL/SPOA lançou a Portaria SPOA n. 203, de 9 de maio de 2014,  firmando procedimentos para recebimento dos processos em questão pelos arquivos do Ministério da Fazenda. O recebimento está condicionado à disponibilidade de espaço físico e deve ser tratado com as unidades de arquivo. Esta ação alinha-se ao PEC 16, que trata da modernização da gestão documental e da informação no Ministério da Fazenda, e que faz parte do PMIMF.

Na prática!

A portaria define o formato das caixas onde serão acondicionados os processos, o padrão de etiquetas de identificação, as instruções quanto ao lacre das caixas-arquivo, dentre outras regras.

Um ponto sensível é ainda levantado pela portaria: aos Arquivos Gerais do MF, compete apenas o armazenamento dos processos em papel convertidos em digital – a responsabilidade quanto à gestão documental (avaliação, triagem, higienização, etc) desses processos é atribuída ou é competência da unidade organizacional que os enviou.

Importante!

Outra mudança relevante ocorreu na utilização do campo “Posicionamento” no sistema Comprot. Anteriormente, na passagem do processo de papel para PDF, gerava-se um novo número de protocolo para a versão digital. Neste caso, um mesmo processo passava a ter duas numerações diferentes. Para sanar tal duplicidade, a unidade que envia documentos físicos ao Arquivo Geral não precisa gerar um novo protocolo. Deve apenas indicar no campo “Posicionamento” que o processo foi digitalizado e que sua versão física encontra-se na SAMF do respectivo estado.

Dúvidas: (61) 3412 - 5892; .

Clique aqui baixe a Portaria!